Informatização de processo garantirá agilidade e transparência ao atendimento

Um dos assuntos mais comentados em nosso Canal da Ouvidoria, nos últimos anos, é a falta de vagas nas aulas de natação infantil.

Até agora, o Departamento de Esportes efetuava o controle das vagas por meio de uma planilha e a apresentava aos associados interessados que se dirigiam à Secretaria do Clube para matricular os filhos. Com a confirmação da matrícula pela Secretaria, a planilha era atualizada manualmente pelo Departamento de Esportes. 

Harry de Oliveira Santos, diretor de Esportes, explicou para a Revista do São Carlos Clube que esse processo, incompatível com a atual era digital, além de ser demorado, causava desconfiança em alguns associados que não conseguiam a tão aguardada vaga. “Alguns associados pensavam que os outros haviam furado a fila ou que se beneficiavam da vaga sem estarem na lista de espera, o que não é verdade”, garante. 

O diretor também conta que, curiosamente, havia vagas disponíveis em diversos horários para as turmas de natação, mas que mesmo assim a lista de espera não parava de crescer. “O que acontecia é que havia uma procura enorme por alguns horários específicos, enquanto nos demais horários sobravam vagas. Analisando esses dados, percebeu-se que a oferta de vagas, na verdade, era maior do que a procura.” 

Sob o comando do diretor, o Departamento de Esportes tentou realizar uma série de análises e reformulações de regras para a reserva, mas isso não se mostrou eficaz. “Após uma série de tentativas, solicitamos a uma empresa de tecnologia que desenvolvesse um sistema digital para atender a essa antiga demanda. E esse sistema estará disponível a partir de junho de 2021”, comemora. 

O novo sistema, que assegurará agilidade e transparência aos associados, poderá ser acessado pelo site do São Carlos Clube. Harry explica que, após efetuar o cadastro, os associados receberão um login e uma senha. Por meio da plataforma, terão acesso à lista de alunos já matriculados e também à lista de espera – se houver –, podendo assim manifestar seu interesse na vaga, sem burocracia. “Caso não haja disponibilidade de vaga no dia e horário escolhido, é possível se cadastrar e entrar em uma fila de espera, e o status estará disponível em tempo real. Após a aprovação dos associados e os devidos ajustes – a partir das eventuais necessidades que possam surgir durante o uso –, o sistema contemplará todas as modalidades esportivas.”